home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Windows Expert / Windows Expert.iso / business / painl3.zip / PWP.EXE / PPW-MAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1991-09-29  |  39KB  |  832 lines
  1.          ═════════════════════════════════════════════════════════════
  2.                Painless Payroll for Windows 3.0 Table of Contents
  3.          ═════════════════════════════════════════════════════════════
  4.                   DEFINITION OF SHAREWARE  . . . . . . .  1
  5.                   DISCLAIMER - AGREEMENT   . . . . . . .  1
  6.                   ORDERING . . . . . . . . . . . . . . .  2
  7.                   SUPPORT  . . . . . . . . . . . . . . .  2
  8.                   SYSTEM REQUIREMENTS  . . . . . . . . .  3
  9.                   INSTALLATION . . . . . . . . . . . . .  3
  10.  
  11.                   FILES
  12.                   1.  Employee File  . . . . . . . . . .  4
  13.                   2.  Department File  . . . . . . . . .  5
  14.                   3.  Pay code File  . . . . . . . . . .  5
  15.                   4.  Allotments File  . . . . . . . . .  5
  16.                   5.  Banks File . . . . . . . . . . . .  6
  17.                   6.  Identification File  . . . . . . .  6
  18.                   7.  Tax Tables File  . . . . . . . . .  6
  19.  
  20.                   GENERATION
  21.                   1.  Enter/Edit Time  . . . . . . . . . 10
  22.                   2.  Generate Payroll . . . . . . . . . 11
  23.                   3.  Edit Payroll . . . . . . . . . . . 11
  24.                   4.  Payroll Worksheet  . . . . . . . . 12
  25.                   5.  Cancel Payroll . . . . . . . . . . 12
  26.                   6.  Print Checks . . . . . . . . . . . 12
  27.                   7.  Child Support Worksheet  . . . . . 12
  28.                   8.  Allotment Worksheet  . . . . . . . 12
  29.                   9.  Post Payroll . . . . . . . . . . . 13
  30.  
  31.                   REPORTS
  32.                   1.  Employee Listing . . . . . . . . . 13
  33.                   2.  Employee Labels  . . . . . . . . . 13
  34.                   3.  Department Listing . . . . . . . . 13
  35.                   4.  Pay Code Listing . . . . . . . . . 13
  36.                   5.  Allotment Listing  . . . . . . . . 13
  37.                   6.  Bank Listing . . . . . . . . . . . 13
  38.                   7.  MTD Report . . . . . . . . . . . . 13
  39.                   8.  QTD Report . . . . . . . . . . . . 14
  40.                   9.  YTD Report . . . . . . . . . . . . 14
  41.  
  42.                   UTILITIES
  43.                   1.  Reindex Files  . . . . . . . . . . 14
  44.                   2.  File Sizes . . . . . . . . . . . . 14
  45.                   3.  Backup Files . . . . . . . . . . . 14
  46.                   4.  Restore Files  . . . . . . . . . . 14
  47.                   5.  Printer Setup  . . . . . . . . . . 14
  48.  
  49.                   CLOSING
  50.                   1.  End of Month . . . . . . . . . . . 15
  51.                   2.  End of Quarter . . . . . . . . . . 15
  52.                   3.  End of Year  . . . . . . . . . . . 15
  53.                   4.  Print W-2's  . . . . . . . . . . . 15
  54.                   5.  Print 1099's . . . . . . . . . . . 15
  55.  
  56.                   CONVERT FROM DOS VERSION . . . . . . . 16
  57.                                    i
  58.  
  59.          DEFINITION OF SHAREWARE
  60.          Shareware distribution gives users a chance to try software
  61.          before buying it.  If you try a Shareware program and
  62.          continue using it, you are expected to register.  Individual
  63.          programs differ on details.  Some request registration while
  64.          others require it, some specify a maximum trial period.  With
  65.          registration, you get anything from the simple right to
  66.          continue using the software to an updated program with
  67.          printed manual.
  68.  
  69.          Copyright laws apply to both Shareware and commercial
  70.          software, and the copyright holder retains all rights, with a
  71.          few specific exceptions as stated below.  Shareware authors
  72.          are accomplished programmers, just like commercial authors,
  73.          and the programs are of comparable quality.  (In both cases,
  74.          there are good programs and bad ones!)  The main difference
  75.          is in the method of distribution.  The author specifically
  76.          grants the right to copy and distribute the software, either
  77.          to all and sundry or to a specific group.  For example, some
  78.          authors require written permission before a commercial disk
  79.          vendor may copy their Shareware.
  80.  
  81.          Shareware is a distribution method, not a type of software.
  82.          You should find software that suits your needs and
  83.          pocketbook, whether it's commercial or Shareware.  The
  84.          Shareware system makes fitting your needs easier, because you
  85.          can try before you buy.  And because the overhead is low,
  86.          prices are low also.  Shareware has the ultimate money-back
  87.          guarantee -- if you don't use the product, you don't pay for
  88.          it.
  89.  
  90.          DISCLAIMER - AGREEMENT
  91.          Users of Painless Payroll for Windows must accept this
  92.          disclaimer of warranty:  "Painless Payroll for Windows
  93.          is supplied as is. The author disclaims all warranties,
  94.          expressed or implied, including, without limitation, the
  95.          warranties of merchantability and of fitness for any purpose.
  96.          The author assumes no liability for damages, direct or
  97.          consequential, which may result from the use of Painless
  98.          Payroll for Windows."
  99.  
  100.          Painless Payroll for Windows is a "shareware program" and
  101.          is provided at no charge to the user for evaluation.  Feel
  102.          free to share it with your friends, but please do not give it
  103.          away altered or as part of another system.  The essence of
  104.          "user-supported" software is to provide personal computer
  105.          users with quality software without high prices, and yet to
  106.          provide incentive for programmers to continue to develop new
  107.          products.
  108.  
  109.          If you find this program useful and find that you are using
  110.          Painless Accounting for Windows and continue to use Painless
  111.          Accounting for Windows for a reasonable trial period, you
  112.          must make a registration payment of $89.95 to Painless
  113.          Accounting, Inc.  The $89.95 registration fee will license on
  114.          copy for use on any one computer at any one time, and you
  115.  
  116.          will receive a printed manual.
  117.  
  118.          Commercial users of Painless Payroll for Windows must
  119.          register and pay for their copies of Painless Payroll for
  120.          Windows within 30 days of first use or their license is
  121.          withdrawn. Site-License arrangements may be made by
  122.          contacting Painless Accountng, Inc.
  123.  
  124.          Anyone distributing Painless Payroll for Windows for any
  125.          kind of remuneration must first contact Painless Accounting,
  126.          Inc. at the address below for authorization.  This
  127.          authorization will be automatically granted to distributors
  128.          recognized by the (ASP) as adhering to its guidelines for
  129.          shareware distributors, and such distributors may begin
  130.          offering Painless Payroll for Windows immediately (However
  131.          Painless Accounting, Inc. must still be advised so that the
  132.          distributor can be kept up-to-date with the latest version of
  133.          Painless Payroll for Windows).
  134.  
  135.          You are encouraged to pass a copy of Painless Payroll for
  136.          Windows along to your friends for evaluation.  Please
  137.          encourage them to register their copy if they find that they
  138.          can use it. All registered users will receive a copy of the
  139.          latest version of the Painless Payroll for Windows system,
  140.          and a printed manual.
  141.  
  142.          Painless Accounting, Inc.
  143.          4401 Birdsong
  144.          Plano, TX 75093
  145.  
  146.          ORDERING
  147.          If you wish to register Painless Payroll for Windows
  148.          simply print the file REGISTER.TXT and fill in the requested
  149.          information, or call (800)521-9905 anytime.  We can send your
  150.          program COD and we also accept Credit Cards.
  151.  
  152.          As soon as your registration is received you will be sent the
  153.          latest copy of Painless Payroll for Windows, and a printed
  154.          manual.  You will also be notified of any future releases of
  155.          Painless Payroll for Windows, and any new products.
  156.  
  157.          SUPPORT
  158.          Telephone Support:
  159.          We provide full technical support for all of our products.
  160.          You may call us Monday thru Friday at (900)88-HELP-8 from
  161.          8am to 5pm CST. The cost of this support is free for the
  162.          first 24 seconds and $2.00 for each additional minute.
  163.  
  164.          BBS Support:
  165.          You can also leave a message on our support BBS, RBBS-PC
  166.          Rbase-5000, operating 24 hours, 7 days a week at
  167.          (214)881-0313. Kendall Pierce can also be reached on
  168.          CompuServe at User ID: 70337,3337, GEnie at User ID:
  169.          K.PIERCE7, and Delphi at ID: PIERCEK.
  170.                                   PAGE 2
  171.  
  172.          SYSTEM REQUIREMENTS
  173.          This program requires an IBM PC or IBM compatible computer
  174.          with Windows 3.0.
  175.  
  176.          INSTALLATION
  177.          To install Painless Payroll for Windows, put the
  178.          'Setup/Program Disk #1' disk into a floppy drive.  If windows
  179.          is not currently running load it by typing 'WIN'.  From the
  180.          windows Program Manager select the 'File' option (Alt+F),
  181.          then select 'Run' (R).  Next type 'X:WINSETUP' (X=the floppy
  182.          drive where you inserted the 'Setup/Program Disk #1, either A
  183.          or B), and press Return.  Simply follow the directions on the
  184.          screen.  The program will be automatically added to your
  185.          Program Manager.
  186.                                   PAGE 3
  187.  
  188.          FILES
  189.          1.  Employee File
  190.          Use this option to enter, edit, or delete your employees.
  191.          You will first be prompted for an Employee Code.  This is any
  192.          unique code to identify the employee.  If you want to look at
  193.          all the employees on file simply Select the 'Browse...'
  194.          button.
  195.  
  196.          After the Employee Code has been entered all associated
  197.          information will be displayed.  If you are creating a new
  198.          employee a blank screen will be displayed.  You may then edit
  199.          any fields displayed.  You must indicate the type of pay the
  200.          employee receives.  You can have Hourly, Salary, or
  201.          Commission employees.  Enter their pay frequency also.  You
  202.          can have Semi-monthly (twice a month), Bi-weekly (every two
  203.          weeks), Monthly, or Weekly.  If the employee is Salary you
  204.          can then enter their base pay per year.  If they are hourly
  205.          you may enter their hourly pay rate.  You may also indicate
  206.          if the employee is to receive a 1099 at the end of the year,
  207.          which may be printed by going to Closing, Print 1099's.  If
  208.          the employee is a commission employee, enter the commission
  209.          base.  The default hours will be the number of hours per week
  210.          the employee works if they are a hourly employee.
  211.  
  212.          You may enter a yearly base amount to be take out for state
  213.          taxes in the State 1 field, or a percentage of gross earnings
  214.          percent in the State 2 field.  Also enter the number of
  215.          Federal and State Dependents, if any.  Indicate if the
  216.          employee has any allotments. Enter the employees department
  217.          so the appropriate accounts will be updated, if you are
  218.          interfacing with Painless Accounting.  You may select the
  219.          'Browse...'  button to display all departments available.
  220.  
  221.          You may also enter any extra federal withholding the employee
  222.          wishes to be withheld.  Next enter the appropriate state tax
  223.          table.  You may select the 'Browse...'  button to display all
  224.          tax tables available. Enter an amount to be withheld for child
  225.  
  226.          support if applicable.  If you have city taxes which are are
  227.          percent of gross earnings, enter the percent in the City%
  228.          field.  Otherwise, you may specify a annual base amount of
  229.          city taxes to be withheld in the CityBase field.  You can
  230.          also enter a limit on the amount of city tax to be withheld.
  231.  
  232.          You may also specify if the employee is exempt from FICA,
  233.          FUTA, FWH, SWH, or SUTA.  Next enter the locality
  234.          information.  The days earned and taken for Personal,
  235.          Vaction, and Sick days will have to be entered manually.
  236.          Painless Payroll does not calculate this information.  The
  237.          Month to Date, Quarter to Date and Year to Date information
  238.          is displayed for Gross pay, Federal withholding, FICA, FUTA,
  239.          Child Support, Allotments, SWH, SDIF, SUTA, and CWH.  This
  240.          information is updated automatically after posting and when
  241.          the end of month, end of quarter, and end of year processes
  242.          are run.  These totals may be edited at any time.
  243.                                   PAGE 4
  244.  
  245.          After all the information is entered you will be prompted to
  246.          confirm that you want to save the information. You can delete
  247.          the record at anytime by selecting 'Delete...'.
  248.  
  249.          2.  Department File
  250.          Use this option to enter, edit, or delete deparments.  You
  251.          will first be prompted for a Department Code.  This is any
  252.          unique number to identify a given department.  If you want to
  253.          look at all departments on file, simply select the
  254.          'Browse...'  button.
  255.  
  256.          Once the department code is entered all associated
  257.          information for that department will be displayed.  If it is
  258.          a new department a blank record will be displayed for you to
  259.          fill in.  You can enter the description, and account numbers
  260.          for each of the payables, expenses, and checking account
  261.          associated with this department.  If you are interfacing with
  262.          Painless Accounting, these accounts are the ones that will be
  263.          used when the information is sent to the General Ledger.
  264.          After all the information is entered you will be prompted to
  265.          confirm that you want to save the information.  
  266.          You can delete the record at anytime by selecting 'Delete..'.
  267.  
  268.          3.  Pay code File
  269.          Use this option to enter, edit, or delete Pay Codes.  You
  270.          will first be prompted for a Pay Code.  This is any unique
  271.          number to identify a given Pay Code.  If you want to look at
  272.          all the Pay Codes on file, simply select the 'Browse...'
  273.          button.
  274.  
  275.          Once the pay code has been entered all associated information
  276.          will be displayed.  If you are creating a new pay code a
  277.          blank screen will be displayed.  You may then edit the pay
  278.          code description.  After all the information is entered you
  279.          will be prompted to confirm that you want to save the
  280.          information. You can delete the record at anytime by selecting
  281.          'Delete...'.
  282.  
  283.          4.  Allotments File
  284.          Use this option to enter, edit, or delete Allotments.  You
  285.          will first be prompted for an Employee Code that will have an
  286.          allotment.  If you want to look at all the Employees on file,
  287.          simply select the 'Browse...'  button.
  288.  
  289.          After the Employee Code has been entered all associated
  290.          information will be displayed.  If you are creating a new
  291.          allotment a blank screen will be displayed.
  292.          You may then edit any fields displayed.  You may enter a
  293.          description for the allotment, bank account number, the
  294.          amount of the allotment, and the bank code.  If you want to
  295.          look at all the banks on file, simply select the 'Browse...'
  296.          button while in the Bank code field.  
  297.                                   PAGE 5
  298.  
  299.          After all the information is entered you will be prompted to
  300.          confirm that you want to save the information. You can delete
  301.          the record at anytime by selecting 'Delete...'.
  302.  
  303.          5.  Banks File
  304.          Use this option to enter, edit, or delete Banks.  You will
  305.          first be prompted for a Bank Code.  This is any unique number
  306.          to identify a given bank.  If you want to look at all the
  307.          banks on file, simply select the 'Browse...'  button.
  308.          After the Bank Code has been entered all associated
  309.          information will be displayed. If you are creating a new
  310.          bank a blank screen will be displayed
  311.          You may then edit any fields displayed.  You may
  312.          edit the bank name, address information, contact, and phone
  313.          number.  After all the information is entered you will be
  314.          prompted to confirm that you want to save the information.
  315.          You can delete the record at anytime be selecting 'Delete...'.
  316.  
  317.          6.  Identification File
  318.          This is where you will enter the company name and information
  319.          pertaining to the company.  You may enter the address
  320.          information, phone and fax numbers, Federal and state ID
  321.          numbers for the company, and the last check number used.  You
  322.          can also enter a password.  The FICA, Medicare, and FUTA
  323.          percents and limits should also be entered.  Next you may
  324.          indicate if you are interfacing with Painless Accounting.  If
  325.          you answered 'Y' to edit passwords, you must first enter the
  326.          old password.  If this is the first time to edit passwords
  327.          press enter to indicate no old password has been setup yet.
  328.          Now you may enter a password.
  329.  
  330.          7. Tax Tables File
  331.          Use this option to edit the Federal and State Tax Tables.
  332.          You will first be prompted for a Tax table.  These tax table
  333.          numbers have already been assigned by Painless Payroll.  If
  334.          you want to look at all the Tax Tables on file, simply select
  335.          the 'Browse...'  button.
  336.  
  337.          After the Tax Table has been entered all associated
  338.          information will be displayed.  You may then edit any fields
  339.          displayed.  You may edit the Description, SUTA and SDIF
  340.          percents and limits.  Also the Annual earnings bracket may be
  341.          edited by entering the earnings, along with the percent and
  342.          base for each amount.
  343.  
  344.          NOTE:  BE SURE TO ENTER 999999.99 AS THE LAST AMOUNT, IF
  345.                 THIS IS NOT ENTERED NO TAXES WILL BE CALCULATED.
  346.  
  347.                                   PAGE 6
  348.  
  349.          The six additional withholdings fields are used for various
  350.          calculations for each state.  Following is a brief
  351.          description of the fields used for the different state tax
  352.          tables.
  353.  
  354.          Alabama
  355.          Field #1 is the allowanace per dependent.
  356.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable wages.
  357.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  358.  
  359.          Alaska  No Taxes.
  360.  
  361.          Arizona
  362.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable
  363.                   wages, if wages are less than Field #3.
  364.          Field #3 is the limit test for standard deduction.
  365.          Field #4 is the standard deduction, percentage of taxable
  366.                   wages, if wages are greater than Field #3.
  367.  
  368.          Arkansas
  369.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable wages.
  370.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  371.          Field #4 is the allowance for each dependent.
  372.  
  373.          California
  374.          Field #3 is the allowance for each dependent.
  375.          Field #4 is the amount for each personal exemption.
  376.  
  377.          Colorado
  378.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  379.  
  380.          Connecticut  No Taxes.
  381.  
  382.          Delaware
  383.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  384.          Field #3 is the standard deduction for married.
  385.          Field #4 is the standard deduction for single.
  386.  
  387.          District of Columbia
  388.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  389.  
  390.          Florida  No Taxes.
  391.  
  392.          Georgia
  393.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  394.  
  395.          Hawaii
  396.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  397.  
  398.          Idaho
  399.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  400.  
  401.          Illinois
  402.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  403.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  404.  
  405.                                   PAGE 7
  406.  
  407.          Indiana
  408.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  409.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  410.  
  411.          Iowa
  412.          Field #1 is the allowance for the first and second dependents.
  413.          Field #4 is the allowance for other dependents.
  414.  
  415.          Kansas
  416.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  417.  
  418.          Kentucky
  419.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  420.  
  421.          Louisiana
  422.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  423.  
  424.          Maine
  425.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  426.  
  427.          Maryland
  428.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  429.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable wages.
  430.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  431.          Field #4 is the minimum standard deduction.
  432.  
  433.          Massachusetts
  434.          Field #1 is the allowance for one dependent.
  435.          Field #2 is the allowance for other dependents.
  436.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  437.          Field #4 is the additional allowance for other dependents.
  438.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  439.          Field #6 is the wage limit.
  440.  
  441.          Michigan
  442.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  443.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  444.  
  445.          Minnesota
  446.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  447.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  448.  
  449.          Mississippi
  450.          Field #1 is the allowance for each dependents.
  451.  
  452.          Missouri
  453.          Field #1 is the allowance for other dependents.
  454.          Field #2 is the allowance for one dependent.
  455.          Field #3 is the standard deduction for single.
  456.          Field #4 is the standard deduction for married.
  457.  
  458.          Montana
  459.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  460.  
  461.  
  462.                                   PAGE 8
  463.  
  464.          Nebraska
  465.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  466.  
  467.          Nevada  No Taxes.
  468.  
  469.          New Hampshire  No Taxes.
  470.  
  471.          New Jersey
  472.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  473.  
  474.          New Mexico
  475.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  476.  
  477.          New York
  478.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  479.          Field #3 is the standard deduction.
  480.  
  481.          North Carolina
  482.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  483.          Field #2 is the standard deudction.
  484.          Field #3 is the limit test base for taxable wages.
  485.          Field #4 is the percentage of taxable wages if taxable wages
  486.                   are less than Field #3.
  487.          Field #5 is the percentage of taxable wages if taxable wages
  488.                   are greater than Field #3.
  489.          Field #6 exemption amount if taxable wages are greater than
  490.                   field #3.
  491.  
  492.          North Dakota
  493.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  494.  
  495.          Ohio
  496.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  497.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  498.  
  499.          Oklahoma
  500.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  501.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable wages.
  502.          Field #3 is the maximum standard deduction.
  503.          Field #4 is the limit test of taxable wages.
  504.          Field #5 is the rate percentage of wages that exceed Field #4.
  505.          Field #6 is the percentage of taxable wages.
  506.  
  507.          Oregon
  508.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  509.          Field #3 is the standard deduction.
  510.  
  511.          Pennsylvania
  512.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  513.  
  514.          Rhode Island
  515.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  516.  
  517.          South Carolina
  518.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  519.  
  520.                                   PAGE  9
  521.  
  522.          Field #2 is the standard deduction, percentage of taxable wages.
  523.          Field #3 is the maximum standard deduction if one dependent.
  524.          Field #4 is the maximum standard deduction if more than one
  525.                   dependent.
  526.  
  527.          South Dakota  No Taxes.
  528.  
  529.          Tennesse  No Taxes.
  530.  
  531.          Texas  No Taxes.
  532.  
  533.          Utah
  534.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  535.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  536.  
  537.          Vermont
  538.          Field #5 is the percentage of taxable wages.
  539.  
  540.          Virginia
  541.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  542.          Field #3 is the standard deduction.
  543.  
  544.          Washington  No Taxes
  545.  
  546.          West Virginia
  547.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  548.  
  549.          Wisconsin
  550.          Field #1 is the allowance for each dependent.
  551.  
  552.          Wyoming  No Taxes
  553.  
  554.          After all the information is entered you will be prompted to
  555.          confirm that you want to save the information.
  556.  
  557.          GENERATION
  558.          1.  Enter Time
  559.          Use this option to enter additional time for each employee.
  560.          If you just need to generate regular earnings then you do not
  561.          need to enter any information here.  If an employee has
  562.          overtime, bonus, or fluctuating hours you should enter it
  563.          here.  You will first be prompted for an employee code.
  564.          Select 'Browse...'  and an employee list will be displayed in
  565.          the lower left-hand corner of the screen.
  566.  
  567.          The employees name, address information, frequency, pay type,
  568.          department, and title will then be displayed so you can
  569.          verify it is the right employee.  Any pay codes already
  570.  
  571.                                   PAGE 10
  572.  
  573.          entered will be displayed.  Select 'Next' to scroll the arrow
  574.          down to the next pay code, if any.  Select 'Previous' to
  575.          scroll the arrow up to the previous pay code, if any.  To
  576.          delete a line item use the 'Next' and 'Previous' buttons to
  577.          place the arrow on the appropriate line and select
  578.          'Delete...'.  You will have to confirm deletion.  This will
  579.          only delete one line at a time.  Select 'Add...'  to add a
  580.          new pay code or select 'Edit...'  to edit the line with the
  581.          arrow beside it.
  582.  
  583.          After selecting the 'Add...'  button you will be prompted to
  584.          enter a pay code.  You may select 'Browse...'  to browse the
  585.          pay codes on the screen.  After the appropriate pay code is
  586.          entered or after editing a line item you can then enter
  587.          hours/quantity and rate.  How gross pay is calculated depends
  588.          on the pay type of the employee.  If the employee is 'S'alary
  589.          or 'C'ommission any information entered through this routine
  590.          is added to their regular gross pay.  For example, if you
  591.          enter a Bonus with Quantity 1 and a Rate of $500 dollars for
  592.          a Salary person making $25,000.  After automatic generation
  593.          their normal pay plus the $500 would be their gross pay.
  594.  
  595.          If the employee is 'H'ourly any information entered here
  596.          becomes their gross pay.  So if you have a hourly person that
  597.          gets 5 hours overtime, you should enter 40 hours at the
  598.          normal rate and 5 hours at the overtime rate.  After
  599.          selecting cancel you have the option to print a time sheet.
  600.          This may be printed to the screen or printer and will show
  601.          all entries entered through the enter/edit time option.
  602.  
  603.          2.  Generate Payroll
  604.          Use this option to generate a payroll.  You may generate for
  605.          Weekly, Bi-Weekly, Semi-Monthly, or Monthly frequencies and
  606.          then for either Hourly, Salary, Commission, or All employees.
  607.          This process will calculate all pay, deductions, and
  608.          liabilities for the employees of the selected pay type and
  609.          frequency.  The entries generated may be edited in the Edit
  610.          Payroll option.  After selecting the frequency and pay type
  611.          you will be prompted to confirm generation.  Select 'OK' to
  612.          begin generating the payroll or cancel to end the process.
  613.  
  614.          3.  Edit Payroll
  615.          Use this option to look at or edit the earnings and
  616.          deductions for each employee generated.  You may also
  617.          manually enter an employees earnings and deductions.  Be
  618.          careful because you are able to add more than one entry line
  619.          for each employee.  This will generate two checks for one
  620.          employee.  After selecting this option all employees
  621.          generated or manually entered will be displayed showing the
  622.          employee code, name, and gross pay.  To see the breakdown of
  623.          earnings and deductions select 'Edit...'  after placing the
  624.          arrow next to the desired employee.  Selecting 'Next' will
  625.          scroll the arrow down the screen of employees.  Selecting
  626.          'Previous' will scroll up the list of employees.  Once the
  627.          arrow is on the line of the appropriate employee select
  628.  
  629.                                   PAGE 11
  630.  
  631.          'Delete...'  to delete the employee or 'Edit...'  to edit the
  632.          breakdown of earnings and deductions.  Select 'Add...'  to
  633.          manually add a new employee to the payroll.
  634.  
  635.          After selecting 'Delete...'  you must confirm the deletion.
  636.          After selecting 'Add...'  a screen will appear prompting for
  637.          an employee code.  Enter the appropriated Code or Select
  638.          'Browse...'  to display a list of employees on the screen or
  639.          'Cancel' to go back to the payroll listing.  Once the
  640.          employee code is entered, when adding a new record, or after
  641.          selecting edit you may enter in the gross pay and all
  642.          deductions.
  643.  
  644.          4.  Payroll Worksheet
  645.          Use this report option to display all the payroll information
  646.          generated through the generate payroll process and any manual
  647.          entries entered through the edit payroll option.  The report
  648.          displays the employee code and name along with the gross pay,
  649.          deductions, liabilities, and net pay for each employee.
  650.          Totals for each employee and for all employees will also be
  651.          displayed.  The report should be run and make sure all the
  652.          information generated is correct before printing the checks.
  653.  
  654.          5.  Cancel Payroll
  655.          Use this option to cancel any payroll generated but not
  656.          posted.  This will allow you make corrections and then
  657.          regenerate the payroll.  You will be prompted to to cancel
  658.          pay records.  Select 'Cancel' to stop the process, or 'No' to
  659.          leave the pay records as they are, or 'Yes' to remove the pay
  660.          records.  If yes is selected, all information in the Enter
  661.          Time will be cleared out along with the payroll.
  662.  
  663.          6.  Print Checks
  664.          Use this option to print or reprint employee checks.  You
  665.          will first be prompted to reprint checks.  If you answer 'No'
  666.          any checks not printed will be printed.  You will then be
  667.          prompted for the beginning check number.  Enter the number
  668.          and press enter to continue or select 'Cancel' to quit the
  669.          process.
  670.  
  671.          If you answer 'Y' to reprint checks you must then enter the
  672.          check numbers you want to reprint.  Only checks that have
  673.          been printed and fall in this range will be printed.  Then
  674.          enter the beginning check number.  Select 'Cancel' to quit
  675.          the process or 'Select' to continue.
  676.  
  677.          7.  Child Support Worksheet
  678.          Use this report option to display all the child support
  679.          generated through the generate payroll process.  The report
  680.          displays the employee code along with the recipient and
  681.          amount of the child support and a total.
  682.  
  683.          8.  Allotment Worksheet
  684.          Use this report option to display all the allotments
  685.  
  686.                                   PAGE 12
  687.  
  688.          generated through the generate payroll process.  The report
  689.          displays the bank name and information and the lists each
  690.          employee that has an allotment to this bank along with their
  691.          social security number and amount of the allotment.
  692.  
  693.          9.  Post Payroll
  694.          Be sure and make a backup before running this process.  If
  695.          any errors occur during this process you will have to restore
  696.          from your backup, correct the errors and rerun this process.
  697.          This process will update the month to date, quarter to date,
  698.          and year to date totals and clear out the detail of the
  699.          payroll generated.  All detail information in the Edit
  700.          Payroll and Enter Time options will be cleared.  After
  701.          posting you are ready to begin your next payroll period.
  702.  
  703.          REPORTS
  704.  
  705.          1. Employee Listing
  706.          Use this report option to print an employee listing for any
  707.          range of employees.  This report includes the employee code,
  708.          name, address, phone number, birth date, review date, social
  709.          security number, hire date, raise date, and drivers license.
  710.  
  711.          2. Employee Labels
  712.          Use this report option to print labels for any range of
  713.          employees.  You have the option to print on 9 line labels or
  714.          6 line labels.  It will then print an alignment test.  The
  715.          labels include the employee name and address information.
  716.  
  717.          3. Department Listing
  718.          Use this report option to print a listing of any range of
  719.          departments.  This report includes the department code and
  720.          description and the total number of departments listed.
  721.  
  722.          4. Pay Code Listing
  723.          Use this report option to print a listing of any range of pay
  724.          codes.  This report includes the pay code, description,
  725.          multiplier.
  726.  
  727.          5. Allotment Listing
  728.          Use this report option to print any range of employees
  729.          allotments.  This report includes the employee code,
  730.          allotment description, bank account number, and amount of the
  731.          allotment.
  732.  
  733.          6. Bank Listing
  734.          Use this report option to print any range of banks.  This
  735.          report includes the bank code, bank name, address, phone
  736.          number.
  737.  
  738.          7.  MTD Report
  739.          Use this report option to print a monthly report for any
  740.          range of departments.  The report gives subtotals by
  741.  
  742.                                   PAGE 13
  743.  
  744.          departments and includes the department code, employee code,
  745.          and quarterly amounts for gross pay, Federal withholding,
  746.          FICA, FUTA, SUTA, State withholding, SDIF, city withholding,
  747.          and allotments and child support, along with totals for each of
  748.          these fields.
  749.  
  750.          8.  QTD Report
  751.          Use this report option to print a quarterly report for any
  752.          range of departments.  The report gives subtotals by
  753.          departments and includes the department code, employee code,
  754.          and quarterly amounts for Gross pay, Federal withholding,
  755.          FICA, FUTA, SUTA, State withholding, SDIF, city withholding,
  756.          and allotments and child support.
  757.  
  758.          9.  YTD Report
  759.          Use this report to print a quarterly report for any range of
  760.          departments.  The report gives subtotals by departments and
  761.          includes the department code, employee code, and quarterly
  762.          amounts for Gross pay, Federal withholding, FICA, FUTA, SUTA,
  763.          State withholding, SDIF, city withholding, and allotments and
  764.          child support.
  765.  
  766.          UTILITIES
  767.  
  768.          1.  Reindex Files
  769.          Use this option to reindex your data files and pack the data
  770.          files.  This may take awhile depending on the size of your
  771.          data files.
  772.  
  773.          2.  File Sizes
  774.          Use this option to display how many records are used for each
  775.          file.
  776.  
  777.          3.  Backup Data Files
  778.          Use this option to backup your data(dbf) files.  You will
  779.          first be prompted to select the the Backup Drive.  It will
  780.          then backup your data to the specified drive.
  781.  
  782.          4.  Restore Data Files
  783.          Use this option to restore your data(dbf) files.  You will
  784.          first be prompted to select the drive to restore from.  Once
  785.          the files are restored it will reindex the files.
  786.  
  787.          5.  Printer Set up
  788.          Use this optin to select the type of printer you have.  Use
  789.          the Scroll bars to scan the list of printers.  If your
  790.          printer is not on the list, use your printer manual to find
  791.          and select a printer compatible to yours. 
  792.  
  793.                                   PAGE 14
  794.  
  795.          CLOSING
  796.  
  797.          1.  End of Month
  798.          Be sure and make a backup of your data files before running a
  799.          closing routine.  This process will zero all the Month to
  800.          Date fields.
  801.  
  802.          2.  End of Quarter
  803.          Be sure and make a backup of your data files before running a
  804.          closing routine.  This process will zero all the Quarter to
  805.          Date fields.  This process will not zero out the month to
  806.          date figures, so you must run end of month before running the
  807.          end of quarter process.
  808.  
  809.          3.  End of Year
  810.          Be sure and make a backup of your data files before running
  811.          the end of year.  This process will zero all the Year to Date
  812.          figures.  It will not zero out the quarter to date or month
  813.          to date figures, so you must run end of month and end of
  814.          quarter before running the end of year process.
  815.  
  816.          4. Print W2s
  817.          Use this process to print W-2's for all your employees.  You
  818.          may specify any range of employees to print W-2's for.
  819.  
  820.          5. Print 1099s
  821.          Use this process to print 1099's for any employee setup to
  822.          receive a 1099.  The employee file has a field to specify if
  823.          the employee is to receive a 1099 or not. 
  824.  
  825.          CONVERT FROM DOS VERSION
  826.          To convert from the DOS version of Painless Payroll, simply
  827.          press CTRL+U from the main menu.  You will then be prompted
  828.          to enter the path of your DOS version data files.  Press
  829.          enter to begin the conversion.
  830.  
  831.                                   PAGE 15
  832.